En esta sección aprenderá a cargar las series por medio de un archivo CSV (delimitado por comas) de Excel para una venta de producto de tipo serializado.
Pasos a seguir:
1. Para empezar, damos un clic en el botón "Pedidos" del Menú Principal.
2. Nos aparecería una ventana como la siguiente. Damos un clic en el botón "Agregar" para empezar con el pedido.
3. Esta es la ventana de Pedidos donde empezaremos con la solicitud de los datos del cliente.
3.1. Cliente: aquí colocaremos el NIT o bien si no se sabe lo buscaremos dando un clic en la lupa (
).
3.1.1. Realizamos la búsqueda por la columna de Cliente, NIT o Nombre del Cliente. Seleccionamos al cliente dando doble clic en el Nombre del cliente o dando un clic en el Nombre del cliente y después dando un clic en el botón "Seleccionar".
Importante:
•Si el cliente no está creado, tenemos que crearlo en Cuentas por Cobrar, Clientes (si será una venta al crédito, si es contado, no es necesario crear al cliente). Pero para atender pronto al cliente, seleccionaremos al cliente "Consumidor Final" y en la ventana siguiente de Facturación colocaremos ya la información correcta del cliente.
3.2. Después de seleccionar al cliente, podemos seleccionar el "Tipo de Entrega" (nombre de la Bodega) de donde saldrán los productos que se llevar el cliente.
3.3. También podemos seleccionar los "Días de crédito" (es la forma como el cliente estará pagando su facturación), si aparece "Contado", este cliente estará facturando en el momento, bien sea en efectivo, Tarjeta de Crédito, etc. Y si aparece "8, 15, 30 Días, etc." esto significa que este cliente le estaremos dando "Crédito" de 8, 15 o 30 días para pagar su compra.
3.4. Ahora, daremos un clic en el botón "Grabar" para empezar a Agregar los productos que nos solicite el cliente.
3.5. Producto: aquí colocaremos el código del producto que se llevara el cliente o el código de barras que escanee. Si no tiene ninguna de esta información, da clic en el lupa () para tener más opciones de búsqueda.
3.5.1. Nos aparece la siguiente ventana, buscamos el producto, le damos clic sobre él y le damos clic en el botón "Seleccionar" o bien le damos doble clic sobre el producto para agregarlo.
3.6. Precio: si la empresa lo permite aquí podemos colocar un precio menor o mayor, entre el Precio Mínimo y Máximo.
3.7. Descuento: es la cantidad que podemos hacer de descuento en Moneda Local (0.0) o Porcentaje (%) dando clic en el botón de alado para seleccionar entre estas opciones y el descuento debe de estar entre el rango del Mínimo y Máximo.
3.8. Cantidad: aquí colocamos la cantidad de este productos que el cliente desea compra y le damos enter (<-┘) o clic en la cruz verde (
) para que baje el producto a la lista de su pedido.
Inicio de la Carga Masiva de Series:
3.8.1. Cuando es un producto serializado que se está vendiendo, se abrirá la siguiente ventana donde puede seleccionar una serie a la vez en la opción "Serie:" y se abrirá un lista con todas las series que se tienen de este producto.
Nota:
•Estas son las series que utilizaremos para este ejemplo:
•Al guardar el archivo como CSV Delimitado por comas, debe cerrar el archivo guardado para poder ser cargadas las series.
3.8.2. También tenemos la opción de importar estas serie desde un archivo CSV de Excel, damos un clic en el botón "Importar de Archivo..." y se abrirá la siguiente ventana donde seleccionaremos el archivo con las series que cargaremos.
3.8.3. Al dar un clic en el botón "Abrir", se agregaran las series a la lista.
3.8.4. Y es así como puede agregar las series desde un archivo CSV(delimitado por comas) de Excel.
Fin de la Carga Masiva de Series:
3.9. Después de Terminar de agregar todos los productos a la lista de compra que el cliente solicito, podemos mencionarle su Total de la compra.
3.10. Ahora, para empezar a Facturar, le damos un clic en el botón "Facturar".
Importante:
•3.11. Si al principio selecciono el cliente "CF (Consumidor Final)", es en esta ventana donde puede corregir los datos del cliente, quitando en NIT: CF, Facturar a: Consumidor Final y Dirección: Ciudad, por los datos que el cliente nos dé.
Campo |
Descripción |
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Factura: Aquí podremos llenar los campos con la información que nos da el cliente, como lo es el NI o DUI, Nombre del cliente, la dirección, email, entre otras opciones que podemos llenar. |
NIT: |
Aquí podremos seleccionar el tipo de documento que el cliente nos presente para generar su Factura o Crédito Fiscal. |
Facturar a: |
Es el nombre con el cual se generará el documento. |
Dirección: |
Es la dirección con la cual se generará el documento. |
Email: |
Es a donde se enviará el documento electrónico a emitir. |
Serie / No. Factura: |
3.12. En nuestro sistema tenemos dos formas para facturar. ➢Puede Facturar con la Serie "Envio" para poder rebajar las existencias del inventario y su No. de Factura será automática (no tendremos que colocar el No. de Factura). ➢También puede seleccionar la Serie Contable de su empresa, para este ejemplo es la serie "FEL, FE o CCFE" y esta serie es automática. |
|
Crédito Fiscal: esta ventana se habilitará, si seleccionamos la serie "CCFE" que corresponde a emitir un crédito fiscal. Aquí llenaremos los datos de NRC, Actividad Económica, Departamento y Municipio. |
3.12. Le damos clic en el botón "Cobrar" para seleccionar la forma que pagara el cliente.
Campo |
Descripción |
Tipo de Pago: |
Aquí empezaremos seleccionando el Tipo de Pago. Estos pueden ser: Efectivo, Cheque, Deposito, Tarjeta de Crédito, entre otras la cuales si no está, se puede crear en Cuentas por Cobrar, Clientes, Tipos de Pago. |
Saldo: |
Es el total de la compra de los productos solicitados. |
Pago: |
Es la cantidad que el cliente está entregando para cancelar la factura. Para este ejemplo pago 150 y su Cambio será de 30. |
Cargo: |
Aquí aparece la cantidad de cargos adicionales por la forma de pago que realice, en la siguiente imagen puede observar que realizo su pago con "Tarjeta de Crédito" y esto tiene un cargo del 3% por esta forma de pago. Esta opción la puede establecer en Cuentas por Cobrar, Clientes, Tipos de Pago. |
TOTAL: |
Es el total a pagar, esto es la suma del Saldo más el Cargo. |
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Le damos clic en el botón "Guardar", para que guarde el tipo de pago efectuado. |
3.13. Regresamos a la ventana de "Facturar" y damos clic en el botón "Facturar" para generar la factura SIN que se Imprima físicamente (en papel). Pero Sí quiere la factura Impresa, le da clic en el botón "Facturar Imprimir".
3.14. Por último, aparecerá el siguiente mensaje donde nos informa que se creó la Factura o Envio y su número de correlativo. Le damos un clic en "Aceptar" y con esto terminamos de facturar un pedido.
4. Y de esta manera creamos un Pedido en el cual se realiza una carga masiva de las series de un producto serializado y lo Facturamos.